Politique de confidentialité des données des clients, prospects, collaborateurs, et fournisseurs
1. Introduction
La protection de vos données personnelles est essentielle. Cette Politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos informations dans le cadre de nos activités, incluant la gestion des contenus des formateurs et les directives liées aux données clients.
Nous respectons strictement le RGPD et les réglementations locales applicables.
Si vous avez la moindre question à ce propos, nous vous invitons à nous contacter directement à info@smaca.ch.
2. Identité et coordonnées du responsable du traitement
Société : SMACA SA
Adresse : Avenue des Sciences 19, 1400 Yverdon-les-Bains
E-mail : info@smaca.ch
Téléphone : +41216376755
Responsable administration : Mme Gina Green – ggr@smaca.ch
Responsable marketing : Mme Angély Schaffter – asc@smaca.ch
3. Champ application
Les politiques de confidentialités sont appliquées pour :
- Nos clients et propects
- Tous nos collaborateurs et stagiaires
- Nos prestaires de services et nos partenaires
- Nos formateurs/-rices
4. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle et un traitement de données personnelles
La protection des données est soumise aux conditions suivantes :
- Loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par les lois du 6 août 2004 et du 16
octobre 2016 et du 20 juin 2018 (« Loi Informatique et Libertés ») - Règlement européen sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016, entrée en vigueur le 25 mai 2018 (« RGPD »)
5. Qu’est-ce qu’un traitement de données ?
Le traitement des données personnelles est défini comme toute opération sur les données personnelles : collecte, enregistrement, stockage, adaptation ou modification, extraction, consultation, utilisation, divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, rapprochement ou combinaison, limitation, effacement ou destruction.
6. Données personnelles collectées et finalités du traitement
6.1 Données des client
Nous collectons les données suivantes auprès des clients, selon les services souscrits :
Identité : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, société, fonction.
Informations de paiement : informations de facturation.
Données relatives à la prestation : préférences, échanges e-mail ou téléphoniques, évaluations des services.
Ces données sont utilisées pour :
- La gestion des inscriptions et prestations (bilan de compétences, formations, examens, etc.).
- La facturation et le suivi administratif.
- L’amélioration de nos services (analyse des retours clients).
- Les communications (envoi d’informations liées aux services ou actualités, avec votre consentement explicite).
6.2 Données des formateurs
Pour les formateurs, nous collectons :
Identité : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, société, fonction, photo.
Données professionnelles : CV, certifications, expériences, contenus pédagogiques créés.
Données administratives : coordonnées bancaires, informations contractuelles.
Données relatives à la prestation : préférences, échanges e-mail ou téléphoniques, évaluations des services.
Ces données sont utilisées pour :
- Assurer la gestion contractuelle et organisationnelle des formations.
- Protéger les droits intellectuels sur les supports pédagogiques et assurer leur utilisation conforme.
6.3 Données des prestataires et des partenaires
Pour les prestataires et partenaires, nous collectons :
Identité : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, société, fonction.
Données administratives : coordonnées bancaires.
Données relatives à la prestation : échanges e-mail ou téléphoniques.
Ces données sont utilisées pour :
- La facturation et le suivi administratif.
- Les communications (envoi d’informations liées aux services ou actualités, avec votre consentement explicite).
6.4 Données des collaborateurs et stagiaire
Pour les collaborateurs et stagiaire, nous collectons :
Identité : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, société, fonction, photo.
Données professionnelles : CV, certifications, expériences.
Données administratives : informations contractuelles, cahiers des charges.
Ces données sont utilisées pour :
- Les communications (envoi d’informations liées aux services ou actualités, avec votre consentement explicite).
Notre société ne recueille pas d’informations ou données personnelles sensibles sans le consentement de la personne concernée.
7. Protection des données personnelles
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles robustes pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, vol, perte ou altération. Parmi ces mesures :
- Accès limité aux données : réservé uniquement aux employés habilités (voir section 8 ci-dessous)
- Audit régulier de nos systèmes de sécurité.
- Hébergement des données sur des serveurs conformes aux normes RGPD (localisation dans l’UE ou dans des pays offrant un niveau de protection adéquat).
- Seules les personnes autorisées comme indiqué ci-dessous (voir section 8 ci-dessous) ont accès aux données. Les données sont inaccessibles à tout autre individu qui n’est pas mentionné.
- Tous les accès ont des identifiants permettant de savoir qui a eu accès à ces informations.
- Toutes les données collectées sont sauvegardées sur un serveur sécurisé par des codifications.
- Tous les ordinateurs sont connectés à un serveur sécurisé avec un anti-spyware et sont installés avec un antivirus qui est mis à jour régulièrement.
- Les collaborateurs amenés à traiter des données personnelles ont signé un engagement de confidentialité.
- Nos prestataires sont tous signataires de contrats avec des engagements en termes de sécurité et de confidentialité et/ou sont en cours de signature de tels engagements.
Nous utilisons les technologies suivantes sur notre site web. Vous trouverez des informations détaillées sur ces outils dans les liens ci-dessous
8. Protection des contenus des formateurs
Les contenus pédagogiques (diapositives, vidéos, supports écrits) fournis par les formateurs restent leur propriété intellectuelle, sauf disposition contraire spécifiée dans le contrat. Nous nous engageons à :
- Ne pas diffuser ces contenus sans autorisation.
- Mettre en place des mesures techniques pour empêcher leur utilisation non autorisée (accès restreint, traçabilité des téléchargements, etc.).
- Respecter les droits d’auteur conformément au Code de la propriété intellectuelle.
- Les formateurs peuvent demander un audit des conditions de stockage et d’accès à leurs contenus.
9. Qui a accès à mes données ?
Seules les personnes concernées auront accès aux informations :
- Les responsables concernés
- Les personnes en charge de la gestion clients, s’agissant des données clients,
- Les personnes en charge de la gestion fournisseurs, s’agissant des données fournisseurs,
- Le service commercial et informatique s’agissant de la prospection commerciale et l’envoi de lettres d’actualité,
- Nos prestataires que nous avons choisis et identifiés pour réaliser pour notre compte toute ou partie de nos activités et également nos conseils, experts comptables et prestataires techniques (nos prestataires d’hébergement), notre éditeur de plateforme E-learning (360Learning) et la plateforme de certification ( Mycertif),
- Les autorités publiques dans le cadre d’une obligation légale
10. Durée de conservation des données
Les données personnelles sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :
Clients : jusqu’à 3 ans après la fin de la relation commerciale (sauf obligations fiscales ou légales).
Formateurs : pendant la durée du contrat, prolongée de 5 ans pour protéger les droits en cas de litige.
Données marketing : jusqu’à la révocation de votre consentement ou 3 ans après votre dernière interaction avec nous.
La durée de conservation de vos données personnelles peuvent dépend du type d’activité et de l’accord donné lors de la saisie des données personnelles.
11. Mes données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?
Vos informations ne seront pas envoyées en dehors de l’Union européenne car elles sont stockées en interne et ne sont accessibles qu’à notre personnel et à nos fournisseurs informatiques.
12. Quels sont mes droits ?
Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d’accès : consulter les données que nous détenons sur vous.
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données
- Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct ou pour des motifs légitimes.
13. Auprès de qui, je peux les exercer ?
Notre société n’a aucune obligation de désigner un Délégué à La Protection des Données (DPO), dans la mesure
où :
- nous ne sommes pas autorisés à rendre vos données publiques,
- nous ne suivons pas les étapes du traitement de vos données, et ;
- lorsque notre activité d’utilisation de vos données ne correspond pas à ce qui est mentionné dans le présent document ou à ce qui est mentionné lorsque vous nous confiez vos informations.
Vous pouvez nous contacter concernant vos droits, vos données et/ou toute autre question relative à vos données, y compris éventuellement demande de traduction de cette information dans une autre langue (anglais, français, et allemand).
14. Cookies et outils de traçage
Notre site utilise des cookies. Ces cookies sont susceptibles d’être modifiés. Nous nous efforçons de mettre à jour régulièrement la liste des cookies identifiés sur notre site.
Les cookies sont utilisés pour :
- Nécessaire/essentiel : Certains cookies sont essentiels pour que vous puissiez bénéficier de toutes les fonctionnalités de notre site. Ils ne collectent ni ne stockent aucune information personnelle.
- Analyses/Statistiques : Ces cookies stockent des informations telles que le nombre de visiteurs sur le site web, le nombre de visiteurs uniques, les pages du site web qui ont été visitées, la source de la visite, etc. Ces données nous aident à comprendre et à analyser les performances du site web et à déterminer les points à améliorer. Les statistiques sont anonymes aucunes informations personnelles sont collectées durent vos sessions.
- Publicité/Marketing : Ces cookies sont utilisés pour personnaliser les publicités que nous vous montrons afin qu’elles soient significatives pour vous.
- Fonctionnel : Il s’agit des cookies qui contribuent à certaines fonctionnalités non essentielles de notre site web. Ces fonctionnalités comprennent l’intégration de contenus tels que des vidéos ou le partage du contenu du site web sur des plateformes de médias sociaux.
- Performance : Les cookies de performance sont utilisés pour comprendre et analyser les indicateurs clés de performance du site web, ce qui permet d’offrir une meilleure expérience utilisateur aux visiteurs.
- Autres : Les cookies non classés sont ceux qui sont en cours d’analyse et qui n’ont pas encore été classés.
15.Modification de cette Politique
Cette Politique de confidentialité peut être modifiée pour refléter des changements dans la législation ou nos pratiques. Toute mise à jour sera publiée sur notre site avec une notification appropriée si nécessaire.
Dernière mise à jour : 29.11.2024
